Reduzir custos com telefonia? Confira algumas dicas

Gostaria de reduzir custos com telefonia por estar gastando demais? Nós podemos te ajudar! Confira as dicas.

Em meio ao cenário econômico atual, muitas empresas estão indo em busca de formas para economizar e reduzir custos, sem deixar que o padrão de qualidade dos serviços prestados seja afetado. A tecnologia é uma solução viável para qualquer empresa que necessita reduzir os custos com telefonia e, dessa forma, poder contar com um diferencial competitivo que seja capaz de garantir a sobrevivência do negócio a médio e longo prazo.

Mas como manter a empresa conectada com fornecedores, clientes e filiais sem sobrecarregar os custos com telefonia da empresa? Será que você não está gastando demais? Como mudar esse cenário?

Neste artigo, te daremos dicas que podem ajudar a reduzir seus custos com telefonia. Boa leitura!

DICA 01: Pense em suas necessidades

Antes de reduzir custos com telefonia, é preciso analisar suas faturas e o modo como sua equipe realiza ligações. Portanto, estude como sua operação tem utilizado as rotas de telefonia, respondendo às seguintes perguntas:

• Do que você realmente precisa em relação à telefonia?
• Tem necessidade de inúmeras linhas livres, ou apenas um SAC?
• Precisa fazer ligações internacionais ou apenas locais?
• São realizadas muitas ligações para celular?
• A operação possui uma boa rota de telefonia?
• Qual o principal foco das ligações?
• Há necessidade de transferir as ligações de um setor para outro?

Sem dúvidas, fazer essas perguntas é fundamental. Um grande erro das empresas é contratar serviços que não precisam e que não são úteis, ou até são úteis, mas não para os problemas principais. 

Por isso, descubra o perfil da sua empresa, e descarte serviços ultrapassados. Contrate apenas aqueles serviços que terão utilidade no dia a dia da empresa. Com certeza, essa ação será primordial para reduzir custos.

Inegavelmente, ligar é a forma mais pessoal de se comunicar com alguém e nada substitui uma conversa leve e amigável, mas em ligações curtas. Inicie reduzindo o tempo das ligações.

Depois, disponibilize um guia ou treinamento para conscientizar seus colaboradores para usarem as ligações a seu favor. Além disso, personalize o seu serviço, priorizando o tipo de ligações feitas pela sua empresa. É uma ótima maneira de economizar seu custo de telefonia.

DICA 02: Utilize VoIP

A saber, o VoIP (abreviação de voz sobre IP) é um modo de conversação utilizando a voz através da internet. Ao contrário da telefonia convencional, as ligações por meio do VoIP tendem a ter uma redução significativa de custo, pois usa-se a internet para a transmissão de voz. 

Em geral, chamadas de VoIP para VoIP são gratuitas, sendo que ambas devem estar conectadas à internet. Todavia, chamadas para redes de telefonia tradicional têm um custo, geralmente, inferior aos praticados por estas redes.

Vantagens da utilização do VoIP para reduzir custos com telefonia

• Redução de custos: até 70% de economia com ligações telefônicas;
• Integração de matriz e filiais: com o VoIP, é possível realizar ligações gratuitas entre ramais, mesmo que eles estejam em regiões diferentes;
• Ramais acessíveis em celulares e computadores com internet;
• Rede VoIP mais segura do que a rede de telefonia convencional;
• Você necessariamente só precisa de uma conexão com a internet para começar;
• Controle total sobre gastos, em tempo real;
• Sem contratos de fidelidade com operadoras.

DICA 03: Tenha um bom discador automático

Um bom discador automático somado a uma boa rota telefônica é essencial para ter resultados mais satisfatórios, independente do tipo de operação. 

Com os dois elementos somados, é possível otimizar o tempo de operação, reduzindo a improdutividade e garantindo que os agentes se conectem rapidamente com os clientes, sem tempo para a ociosidade.

As rotas de telefonia confiáveis minimizam problemas como quedas de ligação e ruídos, que podem prejudicar a comunicação e o atendimento ao cliente.

Portanto, juntos, um discador eficiente e uma boa rota de telefonia formam a base de um sistema de comunicação eficaz, promovendo um atendimento mais ágil, assertivo e satisfatório para os clientes.

DICA 04: Analise o tempo das ligações

Certamente, analisar alguns indicadores de telefonia também pode ser interessante para reduzir custos com telefonia. Para isso, estude, principalmente, o tempo médio de atendimento (TMA) e o tempo de pós-atendimento (ACW).

Se perceber que o tempo das ligações está muito longo, estude as gravações de ligações e entenda de que forma você pode orientar seus operadores para diminuir esta métrica.

Afinal, nem todo contato precisa ser extenso. Basta se atentar aos pontos importantes da história, direcionando a atenção à ligação e às respostas do cliente, não dispersando e perdendo o foco.

DICA 05: Oriente seus profissionais

Boas práticas de telefonia são fundamentais, mas elas precisam ser passadas para todos os agentes em uma operação.

Para isso, busque, primeiramente, conhecer sua equipe e identificar os pontos onde eles podem melhorar, planejando como as ligações podem ser mais focadas e assertivas.

A partir disso, você saberá como treinar sua equipe, podendo disponibilizar os materiais corretos de acordo com suas necessidades. Isso, certamente, irá melhorar sua produtividade e resultados, além de diminuir seus custos com telefonia.

A importância da redução de custos

Um dos setores que mais geram custos dentro de uma empresa é o de telefonia. Por isso, poder contar com uma solução que promova a redução de custos neste setor é algo financeiramente muito vantajoso.

Sendo assim, investir em soluções como o sistema de telefonia VoIP é bom para que o seu negócio alcance resultados melhores, gastando bem menos.

Porém, não basta apenas incorporar esse sistema de telefonia na empresa, é preciso também saber como fazer isso para garantir que os resultados apareçam conforme o esperado.

Nesse caso, a dica é procurar traçar o perfil de uso da telefonia que sua empresa apresenta. Procure reconhecer quais são os locais onde há um grande número de ligações, o contrato de tarifas efetuado com as operadoras, o tempo médio de chamadas, enfim, faça uma análise completa para que dessa forma você consiga estabelecer a melhor estratégia de uso da telefonia VoIP na sua empresa.

Não há dúvidas de que adotar o sistema de telefonia VoIP é uma excelente alternativa para garantir economia e bons resultados com a telefonia. Assim, garantir que sua empresa tenha a força competitiva que precisa para se destacar no seu mercado de atuação.

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