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Resolveu transferir sua operação de call center toda para home office? Ou já tem uma operação em casa e está preocupado com a segurança de dados?
Seja qual for a situação, este texto é para você, que quer uma estrutura de call center em home office que garanta a segurança de informações.
Para conseguir isso, sua equipe de call center precisa de uma estrutura adequada para home office. É preciso de um grande cuidado com os computadores usados, com a internet da casa, com o acesso à rede da empresa, entre outros.
A segurança de dados em uma operação em casa
Sabemos que os dados e as informações pessoais dos clientes são essenciais para uma operação de call center ser bem sucedida.
Já falamos da necessidade de proteger essas informações e preparar seu call center para a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados, que entraria em vigor neste ano e puniria severamente empresas que usassem os dados de forma indevida.
Com a situação do coronavírus, a aplicação da LPGD acabou sendo adiada para agosto de 2021. Contudo, a necessidade de proteger esses dados continua valendo! Tanto para manter a sua operação funcionando quanto para proteger seus clientes e a imagem da sua empresa.
Por isso, continuamos recomendando proteger ao máximo sua operação de call center contra o vazamento de dados.
Essa proteção é complexa e envolve vários processos. Contudo, em uma operação de call center em home office, ela fica ainda mais complicada.
É importante lembrar que a transformação da metodologia de trabalho de sua operação vai ter que ser seguida por uma mudança na forma com que sua empresa faz a gestão de segurança de seus dados.
Por isso, confira nossas dicas para manter a segurança de informações em uma operação em casa.
1. Avalie o computadores utilizado pelo operador em home office
A nossa primeira dica é algo que precisa ser muito bem avaliado dentro de sua empresa. Você pode disponibilizar os computadores em comodato ou permitir que seja usado o computador pessoal.
O mais importante é atentar-se a questão da segurança. Se não houver cuidado, seu sistema e as informações de sua operação ficam mais vulneráveis a ameaças digitais.
Por isso, é importante contar com criptografia de disco e senhas fortes para acessar o sistema de gestão de call center. Isso tudo pode ser organizado com o auxílio de um bom técnico de TI.
Para ter uma boa organização e deixar os dados mais seguros utilizando seu computador pessoal você pode criar uma conta de usuário no seu sistema operacional para ser usada apenas a trabalho. Vale a dica!
2. Informações na nuvem
Já falamos no nosso blog sobre as vantagens de operações 100% online, com softwares que disponibilizam suas informações na nuvem.
Uma das maiores vantagens é a segurança: dados na nuvem são protegidos pelo servidor do seu software e, se o sistema for bom, esse servidor será protegido com criptografia de ponta.
Além disso, é possível disponibilizar ao colaborador apenas o acesso às informações que ele precisa utilizar, organizando o acesso em níveis de acordo com a necessidade de cada operador ou gestor. Isso diminui o risco de um vazamento de informações.
Outra vantagem é que o operador poderá acessar essas informações de qualquer lugar, sem precisar baixar nada no computador.
3. Controle do acesso à rede e aos sistemas da empresa
Para utilizar o discador automático, sistema de gestão de call center, CRM e outros, o colaborador precisará de acesso utilizando senha.
O computador utilizado deve ter um bom antivírus, antimalware, firewall, entre outras configurações de segurança aplicadas. Além disso, toda conexão pode ser feita através de um VPN.
VPN (Virtual Private Network, ou Rede Privada Virtual) é um sistema que permite a conexão de um dispositivo remoto à rede da empresa de forma mais segura. Assim, mesmo trabalhando em casa, o operador terá acesso à rede corporativa de forma criptografada e segura.
Vale também limitar a possibilidade de copiar ou baixar informações das redes da empresa, de forma a impedir o vazamento de informações.
Para aumentar ainda mais a segurança, é possível aplicar uma autenticação multifator para confirmar a autenticidade de quem está tentando acessar a rede. Essa autenticação faz com que, além da senha, o operador tenha que digitar um código a mais na hora de entrar no sistema. Esse código pode ser temporário e enviado por mensagem de celular, por exemplo.
4. Treinamento, orientação e suporte
Há muitas ferramentas que podem ser implantadas para uma operação em home office mais segura. Mas o mais importante é criar uma consciência e uma política de segurança entre os colaboradores.
Se possível, sua gestão de call center deve oferecer treinamentos online sobre segurança da operação em casa, além de dar todas as orientações sobre evitar downloads de sites estranhos, instalação de antivírus, entre outros cuidados de segurança.
Vale também discutir a possibilidade de ataques cibernéticos, recomendando à equipe nunca abrir e-mails e links minimamente estranhos. Nesse sentido, é interessante ter sempre profissionais de Tecnologia da Informação para responder dúvidas e dar suporte para os operadores em home office.
Com isso, você garante muito mais segurança à sua operação, além de facilitar as configurações de equipamentos, os acessos ao sistema e muito mais necessidades que seus operadores vão encontrar em home office.
Extra!
Além da segurança de dados também é importantíssima a segurança dos equipamentos. É preciso deixar claro qual a responsabilidade de cada colaborador da sua empresa de call center – seja usando equipamentos próprios ou da empresa.
Segurança dos equipamentos em home office
Os equipamentos físicos utilizados também auxiliam na produtividade. Um sistema lento ou travando, um headset de baixa qualidade, por exemplo, podem comprometer o trabalho.
No entanto, pode acontecer do operador de call center não possuir todas as ferramentas necessárias em casa, ou possuir itens básicos. Por isso, uma dica para um call center em home office produtivo, é disponibilizar os equipamentos da empresa para a operação em casa.
Contudo, o custo de bons equipamentos costuma ser alto. Recomendamos então que sua empresa conte com um contrato que vai ajudar a manter um uso mais controlado, seguro e cuidadoso do material de trabalho.
Vimos também que uma das garantias para mais segurança e produtividade em home office é um bom sistema de gestão na nuvem. Quer conhecer as vantagens de um software como o 3C Plus? Acesse e confira 08 benefícios do 3C Plus para o operador de Call Center.
