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Metas, valores, quantidades…quem trabalha com negócios sabe que é necessário acompanhar os números de conversão. Portanto, contar com o relatório de vendas ajuda a melhorar os resultados, as negociações e a lucratividade.
Um documento assim é solicitado aos gestores de uma empresa para que conste informações referentes ao volume de vendas realizadas. Além disso, eles também indicam a receita gerada, o ticket médio, quais produtos tiveram mais saída e até mesmo o ritmo de trabalho de cada colaborador.
Mas e quando quando a empresa solicita as informações ao gestor? É comum que ele pense que quanto mais números melhor será desenvolvido o documento, mas não é bem assim.
Em outras palavras, um documento de vendas eficiente é aquele que traz dados que vão de encontro com o interesse de quem vai utilizá-lo.
Um relatório de vendas bem estruturado nem sempre é aquele enorme, cheio de páginas e gráficos. Muitas vezes, um documento assim mais atrapalha do que ajuda a quem deseja uma visão clara sobre determinadas situações.
Para que o seu relatório seja objetivo e eficaz, separamos duas dicas essenciais para a construção de um documento, O foco é mostrar o panorama real, sem firulas ou enrolações que podem atrapalhar no momento de traçar um planejamento estratégico para melhorar os negócios.
Em primeiro lugar, defina o objetivo do relatório de vendas
Ele pode ter inúmeras funções, desde saber quais os produtos têm mais saída até qual é o ritmo de vendas do colaborador (conheça as principais características de operador de telemarketing lendo nosso artigo).
Definir o objetivo do relatório de vendas vai apontar que tipos de dados devem ser lançados nele. Evite as informações que não são importantes para você naquele momento.
Se o objetivo é, por exemplo, analisar a satisfação do cliente perante os atendimentos, use as métricas que te darão esse resultado.
Com modelos diferentes de relatórios, é possível analisar a produtividade de cada setor, projetar o faturamento dos próximos meses, entre outras informações relevantes.
Primeiramente pense qual é o objetivo. Em seguida, defina quais informações são necessárias para acompanhar, otimizar e identificar possíveis problemas da área pretendida.
Como sugestão, apontamos dados que podem ser importantes para a descrição das vendas:
- Valor total de vendas
- Total de ligações
- Número médio de vendas por ligação
- Ticket médio
- Produtos mais vendidos
- Quantidade de clientes novos
- Custo de aquisição por cliente
- Clientes pendentes
- Duração de cada ligação
- Tempo de espera
Call Center: quais métricas precisam estar no relatório?
Tanto quanto os números gerais, que comentamos acima, suas ligações e operadores também lhe entregam números importantes.
Tempo médio de atendimento, tempo médio operacional e o tempo de espera, são alguns KPI’s que você, gestor, deve avaliar em suas ligações.
Estes indicadores servem para ter uma visão ampla da sua equipe e também podem ajudar no momento de traçar objetivos e metas. Em outras palavras eles precisam estar no relatório de vendas.
Além desses, também fique atento ao tempo pós-atendimento e ao Wrap Up Time, que é o tempo que o agente fica entre as chamadas. Conversamos sobre esses e outros indicadores neste artigo!
Como fazer a descrição das vendas
O primeiro ponto para não ter um relatório onde o que se encontra são informações colocadas para “enrolar” é a precisão do que é informado.
Dados corretos, coletados de forma confiável, são a chave para um relatório impecável. Dessa maneira, um dos grandes aliados é a tecnologia.
A utilização de um software reduz consideravelmente qualquer tipo de erro informacional, e o panorama demonstrado pelo relatório será real.
Por outro lado, a falta de recursos para essa coleta de informações resulta em dados imprecisos no registro de vendas, com poucas informações úteis.
Nesse formato, quando produzido somente pela obrigatoriedade de entrega, perde-se o tempo de duas pessoas: o de quem escreve e o de quem lê.
Esse tempo poderia ser gasto com atividades que trariam mais resultado. Por isso, quando for fazer a relação das vendas, foque principalmente na sua relevância
Também é importante escolher o template correto para melhor visualização de cada relatório. Há vários modelos disponíveis, mas os melhores são oferecidos pelos softwares, porque eles geralmente são pensados exclusivamente para cada área de atuação.
Do mesmo modo, é preciso pensar na frequência em que ele deverá ser entregue. Por exemplo, inserir os dados todos os dias cria uma rotina que evita que sua elaboração seja feita no fim do prazo. Sem dúvida, isso diminui a chance de erro. Lembrando que o relatório pode ser semanal, quinzenal, mensal.
Nesse sentido, otimize o processo dos relatórios e tenha, com eles, mais um aporte ao crescimento.
Por fim, se você perceber que o número não está satisfatório ao construir o relatório, baixe gratuitamente nosso material e descubra os motivos de estar perdendo vendas por telefone!
