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Como reduzir custos com telefonia

Quanto mais sua empresa cresce, mais altos são os custos com telefonia.

Ficar sem é inviável: a telefonia é parte fundamental de negociações, cobranças, vendas e comunicação.

Mas como manter a empresa conectada com fornecedores, clientes e filiais sem sobrecarregar os custos com telefonia da empresa? Como saber qual é o momento de rever os gastos?

Perante um cenário econômico instável, reduzir custos é sempre uma boa ideia. Contar com soluções inovadoras, funcionais e com alto custo-benefício é uma saída possível para qualquer tamanho de empresa.

Quer mudar este cenário? Veja essas dicas que podem te ajudar a reduzir custos com telefonia:

Reveja suas necessidades

Antes de cortar custos, analise as faturas e como sua equipe usa as ligações. Um bom começo é rever como sua empresa usa a telefonia.

Olhe para sua gestão e responda às seguintes perguntas:

  • Do que você realmente precisa em relação à telefonia?
  • Inúmeras linhas livres?
  • Ou apenas um SAC?
  • Precisa fazer ligações internacionais ou só locais?
  • Liga muito para celular?
  • Qual o principal foco das ligações?
  • Precisa transferir as ligações de um setor para outro?

Um grande erro das empresas é contratar serviços que não precisam e que não são úteis.

Seja pelo valor, que na contratação parecia vantajoso, ou pela possibilidade de ter um serviço que pode ser usado, acabamos contratando planos e serviços que, no dia a dia, se tornam inúteis para nossa gestão.

Descubra então o perfil da sua empresa, e descarte serviços ultrapassados.

Contrate apenas aqueles serviços que terão utilidade hoje, na realidade que sua equipe vive.

Caso você precise de um serviço extra, no futuro, aí é o momento de voltar e analisar novamente este quadro.

Analise o tempo das ligações

Analisar alguns indicadores de telefonia também pode ser interessante. Mesmo que você não possua um Call Center, são dados que podem ser avaliados no momento de reduzir custos.

Olhe, principalmente, para o tempo médio de atendimento (TMA) e para o after call work (ACW) ou, como conhecemos, o tempo de pós-atendimento.

Se perceber que o tempo das ligações está muito longo, repense esta prática. Ligar é a forma mais pessoal de se comunicar com alguém e nada substitui uma conversa leve e amigável, mas em ligações curtas.

Nem todo contato com cliente, fornecedor ou parceiros precisa ser extensa. É importante que toda a equipe tenha consciência deste fato para não dispersar do foco.

O que nos leva à próxima dica:

Oriente seus profissionais

Boas práticas de telefonia são fundamentais, mas elas precisam sair do escritório da gerência.

Disponibilize um guia ou treinamento para conscientizar seus colaboradores para usarem as ligações a seu favor.

Um planejamento para as ligações serem mais focadas e rápidas ou personalizar o seu serviço, priorizando o tipo de ligações feitas pela sua empresa são ótimas maneiras de economizar.

Utilize VoIP

O VoIP (voz sobre IP) é um modo de conversação utilizando a voz através da internet.

Ao contrário da telefonia convencional, as ligações através do VoIP tendem a ter uma redução significativa de custo, pois usa-se a internet para a transmissão da voz.

Em geral, chamadas de VoIP para VoIP são gratuitas, sendo que ambos devem estar conectados a internet e chamadas para redes de telefonia tradicional, tem um custo, geralmente, inferiores aos praticados por estas redes.
O VoIP é uma excelente opção quando o assunto é economizar na telefonia.
Ele possibilita uma economia de até 70% na empresa, com tarifas muito reduzidas e controle de 100% dos seus gastos.

Com o VoIP, você também tem a possibilidade de extrair relatórios de suas faturas, quanto cada ramal gasta e para onde eles ligam.

Controle total de consumo!

Outras vantagens na utilização do VoIP:

  • Integração de matriz e filiais. Com o VoIP é possível realizar ligações gratuitas entre ramais, mesmo que eles estejam em regiões diferentes.
  • Ramais acessíveis em celulares e computadores com internet.
  • Rede VoIP é mais segura do que a rede de telefonia convencional.
  • Você necessariamente só precisa de uma conexão com a internet para começar.
  • Controle total sobre gastos, em tempo real.
  • Sem contratos de fidelidade com operadoras.

Como usar?

Existem 3 maneiras de você utilizar o VoIP:

  • Telefones IP – Os telefones IP são aparelhos muito semelhantes aos da telefonia tradicional. Eles conectam-se diretamente a sua rede e tem todo software e hardware integrados para fazer a ligação VoIP.
  • Dispositivos ATA – O Adaptador telefônico analógico é um dispositivo que permite a conexão de um telefone comum a um computador, ou ainda, diretamente a sua rede de internet, para assim, utilizar o VoIP.
  • Computador – É a maneira mais simples e a mais utilizada atualmente. O que você precisa é de um computador ligado a internet, com som e microfone e um software para utilização do VoIP.

Foque nas dicas para reduzir custos de maneira significativa! E conte com o 3C Plus para ainda mais agilidade e eficiência em suas ligações.

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Escrito por: 3CPlus
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