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Quanto mais uma empresa cresce, mais altos ficam os custos com telefonia. Ficar sem é inviável, pois a telefonia é parte fundamental de negociações, cobranças, vendas e comunicação. Então, como manter a empresa conectada com fornecedores, clientes e filiais sem sobrecarregar os custos com telefonia?
Perante um cenário econômico instável, reduzir custos é a melhor opção! Para isso, contar com soluções inovadoras, funcionais e com alto custo-benefício é imprescindível, independente do tamanho da empresa.
Neste artigo, trouxemos algumas dicas que podem te ajudar a reduzir custos com telefonia:
Reveja suas necessidades e custos
Antes de cortar custos com telefonia, é preciso analisar suas faturas e o modo como sua equipe realiza ligações. Portanto, estude como sua operação tem utilizado as rotas de telefonia, respondendo às seguintes perguntas:
- Do que você realmente precisa em relação à telefonia?
- Tem necessidade de inúmeras linhas livres, ou apenas um SAC?
- Precisa fazer ligações internacionais ou apenas locais?
- São realizadas muitas ligações para celular?
- A operação possui uma boa rota de telefonia?
- Qual o principal foco das ligações?
- Há a necessidade de transferir as ligações de um setor para outro?
Um grande erro das empresas é contratar serviços que não precisam e que não são úteis. Seja pelo valor, que na contratação parecia vantajoso, ou pela possibilidade de ter um serviço que pode ser usado, acabamos contratando planos e serviços que, no dia a dia, se tornam inúteis para nossa gestão.
Portanto, estude o perfil da sua empresa, e descarte serviços ultrapassados e desnecessários, ficando somente com aqueles serviços que terão utilidade hoje, na realidade que sua equipe vive. No futuro, caso você precise de um serviço extra, poderá voltar e analisar novamente este cenário, bem como seus custos com telefonia.
Analise o tempo das ligações
Analisar alguns indicadores de telefonia também pode ser interessante para reduzir custos com telefonia. Para isso, estude, principalmente, o tempo médio de atendimento (TMA) e o tempo de pós-atendimento (ACW).
Se perceber que o tempo das ligações está muito longo, estude as gravações de ligações e entenda de que forma você pode orientar seus operadores para diminuir esta métrica.
Afinal, nem todo contato precisa ser extenso. Basta se atentar aos pontos importantes da história, direcionando a atenção à ligação e às respostas do cliente, não dispersando e perdendo o foco.
Oriente seus profissionais
Boas práticas de telefonia são fundamentais, mas elas precisam ser passadas para todos os agentes em uma operação.
Para isso, busque, primeiramente, conhecer sua equipe e identificar os pontos onde eles podem melhorar, planejando como as ligações podem ser mais focadas e assertivas.
A partir disso, você saberá como treinar sua equipe, podendo disponibilizar os materiais corretos de acordo com suas necessidades. Isso, certamente, irá melhorar sua produtividade e resultados, além de diminuir seus custos com telefonia.
Utilize VoIP para reduzir seus custos com telefonia
Com a telefonia VoIP (voz sobre IP), ao contrário da telefonia convencional, as ligações feitas tendem a ter uma redução significativa de custo, pois utilizam a internet para a transmissão da voz.
Portanto, o VoIP é uma excelente opção quando o assunto é reduzir custos com telefonia, já que possibilita uma economia de até 70% para a empresa, com tarifas reduzidas e total controle de gastos.
Além disso, com a telefonia VoIP, você também tem a possibilidade de extrair relatórios personalizados de suas faturas, verificando quanto cada ramal gastou e para onde eles ligaram.
Além disso, fora a redução de custos, existem muitas outras vantagens na utilização da telefonia VoIP:
- Integração de matriz e filiais: com o VoIP é possível realizar ligações gratuitas entre ramais, mesmo que eles estejam em regiões diferentes;
- Ramais acessíveis em celulares e computadores com internet;
- Mais segurança que a rede de telefonia convencional;
- Necessidade de somente uma conexão com a internet para começar;
- Controle total de gastos em tempo real;
- Sem contratos de fidelidade com operadoras.
Maneiras de utilizar a telefonia VoIP:
- Telefones IP – Os telefones IP são aparelhos muito semelhantes aos da telefonia tradicional. Eles conectam-se diretamente à rede e tem todo software e hardware integrados para fazer a ligação via VoIP;
- Dispositivos ATA – O Adaptador telefônico analógico (ATA) é um dispositivo que permite a conexão de um telefone comum a um computador ou, ainda, a uma rede de internet a fim de utilizar o VoIP;
- Computador – Esta é a maneira mais simples e a mais utilizada atualmente. Aqui, o que você precisa é apenas de um computador ligado a internet, com som e microfone, e um software para utilização do VoIP.
Viu como reduzir custos com telefonia não é uma tarefa difícil? Basta aplicar as dicas acima para garantir ainda mais agilidade e eficiência em sua operação!
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