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Quem está à frente de um empreendimento sabe que, algumas vezes, a falta de pagamentos dos clientes pode afetar o andamento do negócio. Principalmente se a empresa se baseia em pagamentos recorrentes para funcionar. Por isso, é importante saber como administrar os débitos recebidos e os que estão em atraso.
Também é essencial saber como fazer uma boa abordagem com diferentes tipos de clientes. Afinal, quando se cobra de maneira errada, a chance de obter sucesso nas negociações de dívidas é menor.
Para facilitar esse processo, existe a régua de cobrança. Mas você sabe o que é essa ferramenta? Neste artigo, vamos abordar esse tema e explicar como funciona uma régua de cobrança eficaz.
O que é uma régua de cobrança?
Uma régua de cobrança é como um roteiro que determina lembretes sobre os débitos ativos de cada cliente. Ou seja, são contatos planejados e sistemáticos para mandar aos consumidores, com informações sobre as dívidas.
Essa ferramenta é de grande ajuda para manter de forma organizada os pagamentos recebidos e evitar atrasos pelo esquecimento do mesmo, por exemplo.
Com ela, também é possível diminuir o índice de inadimplentes. Conforme levantamento realizado pelo Serasa, em abril de 2023 o número de brasileiros em situação de inadimplência está em 71,44 milhões.
Ademais, por meio da régua de cobrança, sua empresa fica em contato com os clientes desde o momento da compra do produto.
Assim, você pode estabelecer dias para enviar lembretes informando sobre as formas de pagamentos disponíveis, o dia do vencimento ou avisando sobre atraso das faturas.
Como funciona?
O funcionamento da régua de cobrança segue um apanhado de regras para cobrar o cliente no momento certo. Afinal, diferentes motivos podem levar uma pessoa a não quitar suas dívidas. Por exemplo, o salário pode atrasar, pode haver problemas de saúde ou só esquecimento.
Por isso, o primeiro passo para uma régua eficaz que traga resultados é estabelecer como cada cliente deve ser abordado. Além disso, é essencial determinar em quais canais de comunicação os lembretes serão enviados.
Usar estratégias de cobrança pode ajudar também. Ou seja, utilize avisos personalizados para ter uma abordagem mais amigável. Dessa forma, esse processo é facilitado e possui maiores chances do pagamento ser realizado.
Para casos de falta de pagamento com poucos dias de atraso, a abordagem deve ser uma. Já para casos de meses e até anos de atraso, a forma de negociar muda. É neste ponto que sua régua de cobrança deve agir, para falar da forma certa e usar o canal correto também.
Os canais de comunicação devem ser escolhidos com base no perfil de cada cliente. A mensagem também deve ser personalizada conforme esse perfil. Normalmente os canais mais utilizados são e-mail, SMS, WhatsApp e ligações.
Porém, é preciso conhecer o seu cliente antes de definir quais os métodos terão mais efetividade no momento da abordagem. Por isso, para casos de atraso nas faturas, é importante ter agentes competentes para realizar a cobrança.
Além disso, ofereça ao menos três formas de pagamento para os clientes. Desse modo, com mais de uma opção, em um momento de aperto nas finanças, ele saberá que se não conseguir pagar de uma forma terá outras disponíveis.
Estruturação da régua de cobrança
Existem diversas formas de organizar a régua de cobrança. Pode ser feita manualmente, com agendamentos das mensagens que serão enviadas ou com auxílio de ferramentas on-lines. Com softwares específicos para desempenhar essa função, esse processo é mais eficaz, pois tem menos riscos de acontecer alguma falha humana.
Com a discadora automática da 3C Plus, por exemplo, você possui diversas formas de organizar sua régua. Lá, o gestor tem o auxílio para separar os contatos por campanha e emitir relatórios individuais para cada uma. Além de conseguir trabalhar com cada contato individualmente.
Viu só como essa ferramenta pode te auxiliar a receber os pagamentos e se tornar amigo do seu cliente? Basta seguir essas dicas para ter uma régua eficaz trabalhando ao seu lado.
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