Operadores home office: uma realidade!

Nos últimos anos, as relações de trabalho têm se transformado radicalmente. A tecnologia e a informatização têm incentivado um tipo de trabalho que antigamente era muito raro, mas que vem crescendo cada vez mais: o home office.

O número de trabalhadores remotos no Brasil já é o maior da história. Nos dados mais recentes divulgados no final de 2019 pelo IBGE, o país bateu recorde de pessoas trabalhando em casa em 2018, com 3,8 milhões de brasileiros em home office.

Mas isso, que era uma tendência de mercado, neste ano virou uma necessidade. Com o surto do novo Coronavírus, COVID-19, o distanciamento social virou exigência para manter a saúde e para impedir o avanço do vírus.

Com isso, o trabalho em home office se tornou uma ferramenta poderosa para permitir que as pessoas fiquem em suas casas e ainda manter a economia em funcionamento!

O tipo de operação que os operadores de call center realizam pode ser feita tranquilamente em um home office.

No entanto, para que esse tipo de trabalho seja realmente eficiente, é preciso contar com alguns cuidados e ter uma operação adaptada aos operadores remotos.

Quem já contava com essa preparação, ou com um sistema que permite operações remotas, se mostrou muito mais preparado para lidar com a crise do Coronavírus.

Em momentos como este, conhecimento e organização são muito poderosos. Por isso, vamos conhecer um pouco mais sobre home office para call centers.

O que saber sobre home office em call centers

De forma bastante resumida: home office é a mobilidade de trabalho na qual o operador não exerce suas atividades dentro de um espaço determinado pelo seu empregador. Ao invés disso, seu escritório é sua própria casa!

Essa mobilidade empregatícia de trabalho remoto é uma tendência crescente na sociedade. Inclusive, é uma preferência de muitos trabalhadores da nova geração.

A Análise de Tendências & Salários do Brasil, publicada pela agência de recrutamento Hays, líder mundial no ramo, indica que a possibilidade de trabalhar em home office é um dos benefícios mais procurados pela geração Millenial, perdendo apenas para adicionais ao salário e flexibilidade de horário. E é principalmente essa geração que está entrando no mercado de trabalho atualmente.

Em um call center bem preparado, isso é bastante propício. Afinal, se houver um sistema que possibilite isso, os operadores em home office podem realizar o mesmo trabalho feito por operadores de call center presentes em uma empresa. Para isso, só precisam de um computador com acesso à internet e um bom headset.

É claro que há diferenças na forma como esse trabalho funciona. Certamente existirão muitos benefícios para o trabalhador e também para o seu call center! Ao mesmo tempo, há também certos cuidados que devem ser tomados, para garantir a produtividade do call center remoto.

Vamos começar conferindo algumas das principais vantagens desse tipo de trabalho?

Vantagens do call center remoto

Há benefícios do trabalho em home office tanto para os operadores quanto para a sua empresa de call center.

Segundo estudos, além de contribuir na redução de custos da empresa, o método de trabalho home office proporciona boa qualidade de vida para seus colaboradores, aumentando sua produtividade.

Mas dá para ser mais preciso nessa análise. Vamos por partes:

• Vantagens para operadores remotos de call center

Seja para operadores de cobrança, de telemarketing, de vendas ou seja lá qual for a operação do seu call center, há benefícios consideráveis no trabalho remoto.

Primeiro é preciso considerar a economia de tempo e dinheiro no deslocamento! Em uma cidade de grande porte, trabalhadores podem ficar horas no trânsito e gastar diariamente um valor considerável com passagens ou combustível. Em uma operação home office esses gastos não existem.

Sem perder tempo no trânsito, o colaborador pode, inclusive, acordar mais tarde, ou tornar seu dia mais produtivo com atividades pessoais ou mesmo formações profissionais. Ou até atividades de lazer, que são fundamentais para a saúde mental de cada indivíduo.

Além disso, o trabalho remoto pode dar mais comodidade e conforto ao operador de call center. Se sua casa for bem equipada e ele tiver um ambiente dedicado ao trabalho, esse trabalho pode ser muito mais agradável.

Como um extra, operadores que vivem em família podem dedicar mais tempo aos seus entes queridos – mas é importante ter em mente que é preciso separar o tempo do trabalho com disciplina, para garantir a produtividade.

Com tudo isso, a motivação do trabalhador cresce! E essa é uma das primeiras vantagens para a sua empresa de call center! Vamos conferi-las?

• Vantagens para sua empresa de call center

Como vimos, um operador home office pode ser muito mais motivado. Isso reflete diretamente como uma vantagem para sua empresa!

Um operador motivado e satisfeito com seu trabalho fica menos doente, o que representa menos afastamentos do trabalho! E não é só isso: Um operador satisfeito aumenta sua produtividade.

Com menos pausas e um ambiente agradável, a tendência é, de fato, maior produtividade. É claro: isso depende de um sistema de controle que faça o operador estar ciente das suas obrigações para não se distrair com facilidade. Um bom sistema de gestão para call center pode ser o segredo para isso!

Evitando a perda de tempo no trânsito e os problemas do deslocamento, você ainda reduz faltas e atrasos de seus operadores.

Outras vantagens são o menor custo para sua operação. Você economiza em energia, em móveis, equipamentos, estrutura e muito mais. Isso facilita muito na hora de fazer novas contratações, afinal, você não precisará aumentar seu espaço físico para isso!

Caso sua empresa dependa de aluguel, você tem mais essa economia, já que um espaço pequeno tem taxas muito mais baratas do que um grande prédio para conter todos seus operadores.

• Vantagens sociais

Além das vantagens para seus operadores e para sua empresa, você consegue ainda vantagens sociais com o trabalho remoto em seu call center!

A primeira vantagem mais óbvia tem muito a ver com o momento em que estamos vivendo: O trabalho remoto ajuda as pessoas a ficarem em casa e evitarem o aumento de contaminação com o novo Coronavírus. Isso é essencial para a contenção da pandemia, e ainda permite que essas pessoas continuem gerando renda para suas famílias sem se colocarem em risco. Operadores trabalhando remotamente permitem que sua operação de call center não precise parar.

Além disso, a redução do número de pessoas nas ruas tem uma vantagem que não fica apenas nos tempos de pandemia: A vantagem ambiental! Com menos gente nas ruas, a poluição é menor, o fluxo do trânsito se torna mais leve e a tendência é que a própria cidade se torne muito mais agradável.

Como fazer a gestão de operadores home office

O trabalho home office não é feito apenas de vantagens! Existem vários problemas que precisam ser bem avaliados para garantir a produtividade da sua operação remota.

É preciso ter pessoas bem preparadas para gerir a equipe à distância, e também contar com boas ferramentas para essa gestão.

Para as ferramentas de gestão, você precisa de:

• Sistema de notificações para alertar a equipe de forma instantânea quanto a novas tarefas, informações, prioridades, etc.

• Sistema de mensagens para acompanhamento de tarefas, esclarecimento de dúvidas.

• Sistema para emitir relatórios e verificar o desempenho das atividades dos operadores home office em tempo real.

• Escuta em tempo real das chamadas recebidas ou realizadas pelos operadores e gravação de todas essas chamadas.

Com isso, você consegue analisar com propriedade a sua operação remota e ter certeza de sua funcionalidade! Procure um software em nuvem que oferece todo o acompanhamento necessário para sua gestão ser feita de onde estiver.

Essas informações são essenciais para o próximo passo: Uma gestão mais humana! Com os dados, você pode preparar sua equipe de gerência para liderar toda sua força de trabalho em home office.

Primeiro, o gestor deve deixar claro para sua equipe as políticas e procedimentos básicos da empresa e da modalidade de trabalho em que eles estão inseridos.

Com os dados de um bom sistema, você pode estabelecer metas, analisar toda a produção e estar realmente mais próximo!

É preciso também acompanhar o bem-estar do colaborador. Uma atenção dessa evita que o home office seja uma atividade tão solitária. Isso ajuda a manter a saúde mental dos seus operadores.

Além disso, permite que o gestor confira se o operador está conseguindo separar o tempo para o trabalho com eficiência.

Sua gestão deve oferecer um bom suporte, se fazer presente virtualmente e manter equilíbrio na comunicação. Esses são fatores essenciais para uma boa gestão de home office, que vai garantir sua produtividade!

Todas estas ferramentas, recursos e estratégias auxiliam também no monitoramento de resultados, para que eles sejam ainda melhores do que os presenciais.

É importante lembrar que o software usado para esse acompanhamento deve ser em nuvem – disponível online. Isso garante mais integração dos dados, um trabalho mais eficiente e, ainda mais, a segurança da operação.

Busque garantir a segurança da sua operação

Em 2020 começa a valer oficialmente a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ela determina diretrizes para segurança das informações que deverão ser utilizadas em sua operação.

Quem não cumprir com suas exigências pode ter de pagar multas bastante altas e ainda ter suas atividades suspensas! Por isso, mais do que nunca, é preciso garantir a segurança dos dados usando em sua operação.

Para garantir essa segurança em um trabalho home office, conte com um sistema que esteja 100% na nuvem. O cloud computing é um recurso tecnológico que auxilia em diversos aspectos, inclusive a garantir a segurança dos seus documentos e informações.

Ao implantar a tecnologia em nuvem para home office, as informações de sua empresa são arquivadas em um data center e são totalmente protegidas de furtos, catástrofes naturais e crackers (pessoas que quebram senhas de acesso, códigos de segurança e de programas com fins criminosos).

Um sistema 100% na nuvem ajuda sua operação home office por disponibilizar o acesso às informações necessárias aos operadores e gestores remotos a partir de qualquer lugar, com agilidade!

Dica bônus

Para garantir o melhor desempenho e a produtividade de sua operação física ou home office, você deve contar com a tecnologia de um discador automático.

Aqui, por exemplo, a equipe 3C Plus presta todo o auxílio e suporte na transição para o modelo home office. Além das nossas soluções serem cloud, o 3C é fácil e intuitivo para ser utilizado, e ainda conta com a tecnologia WebRTC, que dispensa instalação e configuração de softphone no computador.

Se houver interesse em migrar ou testar sua operação em home office, basta entrar em contato pela nossa página de contato.