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É inevitável dizer que o WhatsApp é uma ferramenta de comunicação indispensável na atualidade. Afinal, ele é um dos aplicativos facilitadores da comunicação.
Utilizar o WhatsApp como canal estratégico na área de ensino é um dos caminhos mais certeiros para o sucesso na comunicação com o cliente. Por isso, neste artigo, vamos te mostrar 6 dicas de como ele pode ser um grande aliado na área de ensino.
Necessidade de comunicação nas instituições de ensino
As instituições de ensino precisam de uma comunicação clara e objetiva. Essa necessidade se faz muito mais presente em épocas de matrículas, já que em um mercado com grande concorrência, quem não se destaca na excelência de atendimento acaba ficando para trás.
Portanto, o WhatsApp é um dos canais de comunicação que servem como ponto-chave para um atendimento personalizado e satisfatório.
Vantagens do atendimento pelo WhatsApp
O WhatsApp é um dos canais de comunicação mais utilizados pelos brasileiros. Prova disso são os dados levantados pela We Are Social em conjunto com a Meltwater, mostrando que ele lidera o ranking de aplicativos baixados em 2023, com aproximadamente 169 milhões de usuários.
Além disso, há várias outras vantagens de manter uma comunicação por WhatsApp, são elas:
Agilidade
Podemos destacar a agilidade como ponto essencial. Pois é inegável que a rotina de instituições de ensino são bem aceleradas.
Com um bom sistema, é possível programar mensagens para disparo em massa. Isso tudo facilita sua estratégia, independente do seu objetivo, seja prospectar novos clientes, fidelizá-los, enviar boletos, promoções, etc.
Portanto, o uso do WhatsApp permite um atendimento mais personalizado e a comunicação pode fluir de forma mais leve e rápida. Assim, o atendente pode estar em mais de uma conversa ao mesmo tempo, possibilitando que o cliente responda quando estiver disponível.
Facilidade
Uma ferramenta fácil e intuitiva, essas são características do WhatsApp. Por isso, ele facilita tanto a rotina nas instituições de ensino.
Além disso, pelo fato de ser um canal bem popular, é possível atingir vários tipos de público.
Versatilidade
O WhatsApp permite a versatilidade que poucos canais de comunicação permitem. Com ele é possível se comunicar através de mensagens de texto, voz, vídeo, ligações, enviar e receber arquivos.
Esse ponto é essencial para elaborar estratégias mais certeiras.
6 dicas de boas práticas no atendimento pelo WhatsApp
Como em qualquer tipo de atendimento ao cliente, independente do nicho de atuação, é necessário possuir boas práticas para alcançar o objetivo com sucesso.
Por isso, separamos algumas dicas para que você não cometa erros.
Decida a forma de abordagem
Primeiramente, nesta etapa é importante que você não seja invasivo. O ideal é que seu número esteja disponível em outras plataformas, assim, é possível que o cliente também chegue até você.
Gerencie as solicitações
Além de ter um canal de atendimento automatizado, é necessário também criar uma estrutura de suporte para as solicitações.
Para isso, a melhor alternativa é ter um software que te auxilie no gerenciamento, te dando suporte e integrando com outros canais. Sendo uma plataforma facilitadora da comunicação, evitando também a dispersão de informações.
Tenha uma comunicação adequada
Acima de tudo, seja direto para tirar dúvidas, resolver problemas e o mais importante: nunca deixe o cliente esperando por muito tempo sem uma atualização do andamento da solicitação.
Documente todas conversas
De fato, é importante ter o histórico de conversa para entender toda a jornada do cliente e para que as informações não se percam pelo caminho. Acredite, isso vai te salvar em alguns momentos.
Seja claro e educado
Esses dois pontos são essenciais nas mensagens, independente do objetivo, seja cobrar um cliente, prospectar ou apenas levar informação.
Certamente, a sua mensagem deve permitir a compreensão de todas as informações, sempre com cordialidade e clareza. Assim, serão evitados mal entendidos, diminuindo a possibilidade de conflitos.
Outro ponto importante é que agindo com educação durante todo o processo, você não corre o risco de que sua empresa seja impactada negativamente.
Pense na seguinte situação: o aluno está com as mensalidades atrasadas e você precisa fazer a cobrança pelo WhatsApp. Agindo de forma rude, além de deixar o cliente desconfortável, isso pode gerar até um processo judicial. Pois o artigo 42 do Código do Consumidor proíbe que o cliente seja exposto ao ridículo ou a qualquer maneira de constrangimento ou ameaça.
Personalize suas mensagens
Mensagens personalizadas trazem muito mais conexão com o cliente. Por isso, ao invés de uma mensagem genérica, tente algo mais pessoal.
Uma boa tática é sempre perguntar qual é o melhor horário para o contato, solicitando também que o cliente salve o seu número.
Modelos de mensagens
Algumas táticas de abordagem são necessárias para que seu objetivo seja alcançado. Por isso, separamos alguns modelos de mensagem que podem te auxiliar no contato com o cliente.
Mensagens para primeiro contato
Essa é uma das etapas mais importantes, pois é o primeiro contato que vai definir se o cliente vai te responder ou não.
Lembre-se: sempre trate o cliente como você gostaria de ser tratado.
Mensagens de conexão
Isso faz diferença e deixa o cliente mais engajado com o assunto.
Mensagens de resolução de problemas
Seja qual for o problema que o cliente esteja enfrentando, mostre que se importa dando o suporte necessário.
Portanto, informe quais medidas serão tomadas – se for o caso – e quanto tempo vai levar para solucionar o problema. Além disso, deixe todas as informações e expectativas alinhadas para não frustrar a outra pessoa.
Como a 3C Plus pode te ajudar
Se você sente que pode performar muito mais, fidelizando clientes, prospectando novos e padronizando a comunicação da sua empresa de forma inteligente, rápida e fácil, então a 3C Plus pode te ajudar.
Com o WhatsApp da 3C+ fica muito mais fácil de se comunicar. É possível adicionar diversos números de telefone para gerenciar em uma só plataforma, com inúmeros usuários conectados em cada um deles.
Além disso, com a ferramenta é possível ter o relatório de tudo o que está acontecendo em tempo real, transferir uma conversa de uma pessoa para a outra, adicionar notas internas e colocá-las em espera por tempo determinado.
A sua estratégia pode ser muito mais ampla com a funcionalidade de mensagens rápidas, que podem ser enviadas automaticamente apenas ao digitar um comando definido previamente por você.
Isso tudo é sinônimo de otimização de tempo, facilidade e produtividade.
Quer ficar por dentro de todas as tendências do mercado? Então acesse nosso blog e tenha conteúdos de valor para se manter atualizado.
