Como escolher e utilizar o headset de forma correta em seu Call Center

Dentro de um call center o atendente e o cliente precisam estabelecer a comunicação de forma sonoramente clara, para que ambos entendam muito bem o que o outro está falando.

Quando se fala de call center, o headset é uma ferramenta simplesmente indispensável.

Ele se trata de um conjunto completo que possui fone de ouvido supra-auricular (que cobre toda a orelha), microfone e controle de volume embutido.

Aliás, este objeto é responsável por garantir uma comunicação de qualidade entre o operador e o cliente, pois ambos precisam ouvir um ao outro de forma clara e sem ruídos.

Dessa forma, para que haja uma comunicação de qualidade entre ambos, é fundamental escolher um headset de qualidade.

Existem algumas questões que você precisa considerar na escolha:

• Verifique a frequência do som que será emitido pelo fone, quanto maior a frequência, maior a qualidade sonora;
• O ideal é que o fone tenha uma grande sensibilidade;
• Escolha a potência de acordo com a atividade que realizará com ele;
• Pense no conforto – se for para usar durante longos períodos, procure aqueles que se ajustam ao tamanho da cabeça e que são sejam almofadados;
• Escolha headsets que possuem cancelamento de ruído, isso reduz a interferência externa;
• Verifique se o tubo é removível, isso facilita a manutenção;
• Faça uma análise da impedância – quanto maior a impedância, menos é preciso aumentar o volume do seu headset;
• Pesquise sobre a empresa e a durabilidade do produto.

Som estéreo X surround

Outra questão que merece sua atenção na hora de escolher seu headset é se o mesmo tem som estéreo ou surround.

O som estéreo (2.0) tem duas saídas, e vale lembrar que isso não garante uma performance perfeita do áudio.

Por outro lado, a tecnologia surround tem duas opções: 5.1 e 7.1, (o primeiro número corresponde ao número de canais de som) e a qualidade do áudio aqui é superior ao estéreo.

Entretanto, a diferença de qualidade entre as duas opções surround não é drástica, porém os headsets 7.1 costumam ser mais caros que os 5.1.

Preste atenção na sensibilidade do seu headset

A sensibilidade é que define qual o volume máximo de som que seu headset pode alcançar.

Na prática, cada miliwatt de potência revela certa quantidade de decibéis.

É importante frisar que 85 decibéis já é o bastante para causar danos à audição, portanto tenha o cuidado de não utilizar o volume sempre tão alto.

Uma boa maneira de não se arrepender da compra futuramente é verificando se a empresa oferece assistência técnica.

Caso tenha, anote os contatos do serviço autorizado e pergunte se o produto possui peças para reposição, assim você ficará mais tranquilo no momento de efetuar a compra, sabendo que caso aconteça algum problema, ele será facilmente resolvido pela assistência técnica.

Como utilizar o headset de forma correta

O headset permite ao usuário desempenhar sua atividade com conforto, deixando as mãos livres para realizar outras atividades.

Procurar papéis, consultar arquivos eletrônicos, ou digitar, tudo isso pode ser feito com segurança e postura correta, eliminando o esforço, e permitindo que o agente fique mais focado nas atividades desenvolvidas.

Aqui temos algumas dicas de como utilizá-lo sem prejudicar a sua saúde:

• Se você tem dificuldade em usar em um dos ouvidos, a dica é: treine. Inicialmente deixe em períodos curtos para que vá se acostumando;
• Evite usar o equipamento em volume alto.
• Aumente o volume apenas quando tiver com muita dificuldade de ouvir um cliente, a fim de evitar que problemas auditivos sejam desenvolvidos;
• A espuma do fone deverá ser trocada com frequência para garantir a comodidade que ela oferece, e também por motivos de higiene.

Como configurar seu headset?

Sendo o headset uma ferramenta tão fundamental no dia a dia do operador de call center, surge a necessidade de cuidar muito bem dele para que seja possível tirar do caminho problemas básicos de comunicação que podem comprometer seu atendimento.

Portanto, saiba como resolver alguns destes problemas e facilite seu dia a dia, a fim de otimizar seu atendimento:

Primeiro, o computador

Existe uma infinidade de modelos de computadores.

Porém, para conseguir trabalhar corretamente com a telefonia VoIP verifique dois requisitos são extremamente importantes, saiba se o mesmo possui:

• Uma entrada USB em seu computador;
• Uma entrada para fone e microfone única ou se são 2 entradas.

Caso sejam duas entradas separadas, você deverá optar por um headset com entrada USB. Pois assim, caso uma opção pare de funcionar, você poderá recorrer à outra.

Nos computadores mais modernos já não existe mais a opção de 2 entradas, você encontra uma entrada única.

Neste caso, será necessário comprar o headset específico para essa entrada.

Não é recomendável usar dispositivos USB em HUB’s. São pequenos adaptadores de USB, mas que podem dificultar no funcionamento do dispositivo.

Preste atenção nas configurações iniciais

Uma dica importante é: sempre mantenha os drivers de som atualizados para não haver demais complicações na instalação do seu headset.

Após conectar o headset em seu computador, verifique se o computador de fato reconheceu o dispositivo.

Depois siga os seguintes passos:

Menu iniciar > Painel de Controle > Sons > Alterar Sons do Sistema.

Para verificar se seu fone de ouvido conectou corretamente selecione a aba “Reprodução”.

Geralmente, essa aba terá o nome “Alto Falantes” ou o nome do dispositivo.

Agora, faça o mesmo procedimento na aba “Gravação”. Se houver microfone com o nome do dispositivo é este que será usado.

Em ambos selecione a opção e defina como “Dispositivo padrão”.

Ainda nestas opções, no botão “Propriedades” você terá como analisar se há sinal chegando do seu headset.

Regule as configurações de acordo com o volume desejado, e escolha um headset que seja realmente confortável, pois você irá usá-lo durante o dia todo.

Portanto, seu check-list final será:

• Primeiramente verificar se o computador reconheceu o headset;
• Verificar se o softphone reconheceu o dispositivo de áudio, e caso não tenha sido reconhecido, verificar o dispositivo físico possível troca de porta ou headset, caso sim selecionar o dispositivo correto microfone e fone;
• Fazer os ajustes finos de volume, tendo sempre o cuidado de evitar volumes altos, a fim de evitar problemas de audição.

Por fim, comece a usar seu headset, e bom trabalho!

As consequências

Caso sua empresa não trabalhe com bons headsets, seus agentes vão precisar erguer a voz para falar com os clientes, isso no final do dia gera desconforto, estresse e insatisfação da parte deles. Portanto, uma sensação negativa sobre o seu atendimento.

Também vale lembrar que é importante testar os headsets na hora da compra, não só o áudio dos fones, como também o do microfone.

Caso sua compra seja feita online, compre um modelo que você já conheça, ou preste muita atenção nas opiniões sobre o produto.

Pesquise muito bem, para evitar decepções com o produto.

Levando em conta todas estas considerações apresentadas nesse post na hora de comprar o equipamento, você perceberá que as mesmas vão trazer pontos positivos para a empresa e satisfação não só para seus agentes, como para os clientes atendidos.

O headset pode parecer apenas um detalhe na qualidade de atendimento do seu call center, mas ele é uma ferramenta extremamente importante e que faz toda a diferença no atendimento, e portanto merece sim sua atenção, valendo a pena investimento consciente.

Quer saber um pouco mais ? Confira também este material completo com dicas que irão lhe a escolher o headset ideal para o seu dia a dia!