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O discador automático é uma ferramenta potente no aumento de produtividade das operações. Mas você sabe o que precisa prestar atenção antes de contratar?
Em primeiro lugar, é indispensável fazer um comparativo entre o que você está buscando e a realidade atual do seu negócio. Entender como está a sua operação, quais são os pontos fortes e fracos, o que precisa ser melhorado e o que já funciona bem vai te ajudar a tomar decisões mais certeiras.
Com esse conhecimento, você sabe como preparar o terreno para receber novas tecnologias. Para que você garanta a eficiência máxima do discador, separamos um checklist de tudo o que você deve observar antes de contratar a ferramenta.
Conheça os tipos de discadores
O primeiro passo é conhecer os tipos de discadores e qual é o mais indicado para o formato da sua operação.
Discador preview
Seleciona as informações dos contatos do seu mailing e apresenta um a um para o agente. Nesse formato, a ligação só acontece quando o agente autoriza que a chamada seja realizada. Esse discador é recomendado para:
- Campanhas que exigem mais supervisão;
- Campanhas com menor volume de ligações;
- Ligações que exigem uma análise prévia das informações do contato.
Discador progressivo
Nesse formato, a ferramenta disca para um contato assim que identifica um operador disponível. Todo o processo é feito automaticamente, sem precisar da ação de um agente. Esse discador é recomendado para:
- Operações com mailings pequenos
- Chamadas para contatos exclusivos
Discador preditivo
Esse discador trabalha com base nos dados dos atendimentos dos agentes. A ferramenta faz simulações e consegue prever quando o agente ficará disponível para a próxima ligação. O discador preditivo é um importante aliado para a detecção de ligações improdutivas. Esse discador é recomendado para:
- Operações a partir de 4 agentes
- Mailings acima de 5 mil números
INTERNET
Agora que você já identificou o tipo de discador ideal para a sua operação, chegou a hora de atentar-se à estrutura da sua operação. Nesse processo, uma internet de qualidade para trabalhar com um sistema VoIP é fundamental.
As conexões feitas pelo VoIP precisam que as informações sejam enviadas e recebidas da forma mais rápida possível. Um sinal de internet como os usados convencionalmente não consegue dar conta do recado. Isso porque, quando um dispositivo está conectado com a internet, ele precisa fazer a troca de dados com o provedor. Quanto mais pessoas estiverem conectadas, o caminho para a troca de dados estará mais congestionado, e por isso, a conexão fica mais lenta.
Com base nisso, indicamos que você procure um link direto. Esse formato cria uma conexão exclusiva para que a sua empresa faça várias atividades sem compartilhar o acesso à internet. O link direto é como um atalho, que vai tornar a troca de dados mais rápida e eficiente.
Além disso, os planos convencionais só precisam disponibilizar 10% da velocidade contratada. Ou seja, se você contratar 10mb de internet, a companhia só precisa te entregar 1mb. Com o link direto, você recebe 100% da velocidade contratada.
MAILING
A lista de contatos é o combustível do discador. Você vai precisar de um bom mailing, completo e atualizado. Afinal, de nada adianta ter um mailing gigante se ele está cheio de falhas e com contatos improdutivos.
Por isso, para que o discador atue com alta eficiência, busque fazer a higienização e o enriquecimento da sua base de contatos. Esse processo consiste em eliminar informações desnecessárias e contatos improdutivos, que só estão ocupando espaço na sua lista e tomando o tempo dos seus agentes.
A 3C já conta com o blacklist disponível, uma função que identifica e elimina automaticamente os números improdutivos.
Você também pode fazer o enriquecimento da sua base e incluir informações que vão ajudar o discador a colocar os seus agentes em contato com a pessoa certa, e no número atualizado.
Assim, a higienização e enriquecimento do mailing vão garantir que o seu discador trabalhe em alta performance e garanta bons resultados para a sua operação.
FERRAMENTAS ESSENCIAIS
Você já identificou o melhor tipo de discador para a sua operação, tem uma boa internet e deu uma repaginada no seu mailing. Agora você precisa prestar atenção nas ferramentas de trabalho da sua operação.
Independentemente se você possui apenas uma posição de atendimento ou mais, é indispensável ter uma estrutura adequada.
Certifique-se de que todos os computadores estejam funcionando bem, com os sistemas operacionais atualizados. É muito importante que todos estejam protegidos de vírus e ciberataques.
E não esqueça: todos os agentes devem ter acesso a computadores com saídas de áudio e microfone, bons navegadores e headsets de qualidade.
SOFTWARE DE CRM
Agora que está tudo pronto para contratar a ferramenta, você deve começar a olhar para o pós.
Com o alto desempenho de um discador, o número de contatos vai aumentar. Por isso, você vai precisar de uma ferramenta que disponibilize as informações necessárias para que você possa fazer uma boa ação de venda.
A 3C Plus possibilita a integração com vários CRMs, o que facilita a sua rotina de trabalho.
Agora, você já sabe tudo que é necessário para aumentar a produtividade da sua operação com tecnologia de ponta. E o melhor, você não precisa ter uma grande operação para aproveitar todos os benefícios da ferramenta.
A 3C Plus tem planos disponíveis para operações a partir de 1 posição de atendimento. Você pode ter a tecnologia dos grandes call centers mesmo que trabalhe sozinho!
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